秘书工作程序:如何做好实物邮件的接收工作

一、签收登记

每天上班应第一时间签收当日所收邮件，并对其基本信息进行登记。邮件登记的主要内容包括收件人（收件部门）、寄件人（寄件单位）、收件日期、邮件类别等。

二、邮件分类

1.按邮件的性质，可把邮件分为公务邮件和私人邮件。私人邮件既包括寄给组织中具体某一个人的邮件，也包括那些封皮上标有“亲启”、“私人”、“保密”等字样的邮件，对于这类邮件，秘书一般都要将其直接交到收件人手里。公务邮件可根据重要程度为三类：重要邮件、普通邮件和报刊、广告、名片等印刷品。重要邮件是邮件封皮上有“机要”、“急件”、“绝密”、“机密”、“秘密”等标记或其他带回执邮件或落款是重要人物、重要单位的邮件，要优先送达。印刷品是邮件封皮上盖有“印刷品”字样的邮件。但印刷品不一定完全没有价值，秘书应在重要邮件和普通邮件处理过之后，再一一处理这些印刷品。重要邮件和印刷品之外的邮件一般认定为普通邮件，按照正常的流程，正常送达即可。

2.按邮件的紧急程度，将邮件分为急件、次急件和普通件。

3.按邮件的部门名称分类。如为其他部门的邮件应按部门进行分类，并尽快整理送由该部门负责人进行派发。

签收登记邮件后，秘书人员应及时按照较为方便的分类方式对邮件进行分类。

三、拆封

邮件分好类后，秘书便应抓紧对属于自己处理的邮件进行拆封。拆封邮件，应用剪刀、拆信尺或其它专业工具，不能用手撕，以免不小心破坏邮件上的一些重要信息，同时也可以保持邮件封皮（如信封）的美观。在对邮件进行拆封的过程中，还要求秘书在邮件的右上角加盖或手写收件日期，这是因为有时对于一些邮件来说，其成文时间与发出时间可能会有较大的间隔，同时也方便秘书分辨邮件是否已经做过处理。

四、阅函

在得到上司授权的情况下，秘书应及时对所属自己阅览的信函进行阅读处理，必要时登记，可对信件进行加注。如果不小心拆了上司的私人信件，应在确定是私人信件后，停止阅读，马上密封，亲自送给上司，并致歉。

五、呈送

在呈送过程中，应按照轻重缓急程度对需呈送的邮件再作细分，保证重要信函得到优先处理。阅读顺序基本上按职位高低排列。另外，秘书在呈送信函时，也可视情况将自己已处理的信函及处理结果汇总附上。