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河北专接本秘书学:登记与编码

来源:接本达人专升本 发布时间:2018-12-25 查看次数:18798
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如何准备接本

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登记



  (1)登记的含义:登记即建立信息的完整记录。



  (2)登记分为两种类型;



  ①总括登记,对存储信息按批分类登记;



  ②个别登记,按信息存储顺序逐件登记。



  (3)登记形式有两种:卡片式登记、薄册式登记。


  编码



  (1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。



  (2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数



  (3)编码的两种方法:



  ①顺序编码法,按信息发生的先后顺序或统一标准编码;



  ②分组编码法,利用十进位阿拉伯数字,按后续数字来分别信息的大、小类



  提供档案利用的要求及方式



  1要求:依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作



  2方法:开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览



  编写大事记的工作步骤和注意事项



  1.接受任务后,首先收集有关文件和材料,掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事,接下来了解编写大事记的注意事项,如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性,简明扼要。写完之后要让经理过目,经理认为没有问题后将其制作成展板,供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里,以后逐年编写。



  2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分,通过许多重大事件的记述,反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期,不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日,尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。



  会议协调的内容



  1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员



  2协调会议相关事项



  3协调会议议题



  4协调会议纪要



  5协调会议决定事项的落实

 

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